Artikelen

Artikel 1 Begripsbepalingen

Vitus
Met Vitus wordt bedoeld de Vitus Stichting.

Contactgegevens
Website: www.vitusstichting.nl.
E-mailadres: info@vitusstichting.nl.
KvK-nummer: 41000543.

Persoonsgegevens
Gegevens betreffende aanvrager en begunstigde.

Medewerkers
Leden van het bestuur van Vitus, de ambtelijk secretaris van het bestuur van Vitus en incidentele adviseurs van Vitus inzake specifieke aanvragen.

Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigingen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens.

Bestand
Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.

Verantwoordelijke
De medewerker van Vitus die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Bewerker
Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

Betrokkene
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.

Derde
Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijk, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.

Toestemming van de betrokkene
Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt

Artikel 2 Toepassingsgebied

1. Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en op niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.
2. Dit reglement is van toepassing binnen Vitus Stichting en een kleine groep adviseurs aan wie in specifieke gevallen om advies gevraagd kan worden (zoals een tandarts, specialist).
3. Het reglement heeft betrekking op alle verwerkingen van persoonsgegevens zoals registratie van aanvragen voor donaties, financiële/ administratieve registratie, archiefregistratie.
4. Vitus zal niet meer gegevens opslaan dan voor het doel van de persoonsregistratie nodig is.

Artikel 3 Persoonsregistratie

1. Het doel van de persoonsregistratie is een efficiënte en effectieve dienstverlening mogelijk te maken. Hiertoe is het noodzakelijk een aantal persoonlijke gegevens betreffende aanvragers en begunstigden te verzamelen en bewaren.
2. Voor de persoonsregistratie wordt gebruik gemaakt van personalia, financiële gegevens en andere vertrouwelijke gegevens. Deze gegevens zijn nodig voor het beoordelen van de aanvraag, het communiceren van de beoordeling en het verstrekken van een donatie.
3. De rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens is ‘Toestemming’.
4. Het niet verstrekken van persoonsgegevens kan gevolgen hebben voor de dienstverlening. Zonder personalia kan geen aanvraag opgesteld worden, zonder inkomensgegevens kan geen beoordeling plaatsvinden. Om te toetsen of een aanvraag voldoet aan de criteria zijn persoonlijke gegevens onontbeerlijk.

Artikel 4 Verwerking van persoonsgegevens

1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
2. Persoonsgegevens worden slechts gevraagd, opgeslagen en verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
3. Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
4. Personalia en financiële gegevens worden opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor de bestuursleden van Vitus en de ambtelijk secretaris.
5. De bewaartijd van de gegevens is minimaal 7 jaar.

Artikel 5 Voorwaarden voor verwerking persoonsgegevens

Gegevensverwerking is gebaseerd op ondubbelzinnige toestemming van de aanvrager. De aanvrager wordt geacht toestemming te hebben van de begunstigde.

Omdat de gegevens met toestemming zijn verkregen, kan ten alle tijden deze toestemming ook weer ingetrokken worden via de genoemde contactgegevens. In bepaalde gevallen kan dit gevolgen hebben zoals beschreven bij Artikel 3.4.

Vitus maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profiling.

Artikel 6 Geheimhouding

Vitus houdt de persoonsgegevens geheim en deelt deze niet met derden.

Artikel 7 Recht op inzage persoonsgegevens

1. Aanvragers en begunstigden hebben altijd recht op inzage in het dossier en op andere op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens. De gevraagde inzage wordt zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen zes weken verleend.
2. De betrokkene kan vragen om aanvulling, correctie of verwijdering van de persoonsgegevens.
3. Een verzoek op inzage kunt u aanvragen via info@vitusstichting.nl.

Artikel 8 Slotbepalingen

1. Vitus is bevoegd dit reglement in te trekken of te wijzigen zonder betrokkenen persoonlijk te informeren.
2. Dit Privacyreglement is goedgekeurd door het Bestuur van Vitus op 18 september 2018.